Zeitplanung: Bei der Arbeit die Zeit richtig einteilen

In der Berufswelt ist Zeit ein wertvolles Gut und eine wichtige und effektive Ressource. Der Tag hat 24 Stunden, doch oftmals reicht die Zeit nicht aus für die Aufgaben, die während der Arbeitszeit erledigt werden müssen. Das sollte nicht so sein.

Mit einem Zeitmanagement kann das knappe Gut, die Zeit, optimal genutzt werden. Ziele definieren bedeutet Zeitgewinn dank einer guten Planung. Bei der Zeitplanung gibt es vier wesentliche Hauptbestandteile. Die Hauptaufgaben des Zeitmanagements bestehen aus Planung, Entscheidungen treffen, realisieren und Nachkontrolle.

Natürlich muss auch eine «Pufferzeit», sprich Reservezeit, mit eingeplant werden, denn es kann immer irgendwas unerwartet dazwischenkommen. Ist man zu sehr verplant und Unerwartete trifft ein, ist man rasch am Limit und überfordert. Das Resultat ist, man arbeitet nicht effektiv, sondern verliert sich in Unwichtigkeiten, erledigt Arbeiten, die keine Prioritäten haben und nur Zeitfresser sind. Wie etwa beispielsweise E-Mails beantworten die eigentlich zu einem späteren Zeitpunkt gemacht werden kann.

Mehr Zeit am Arbeitstag – Die richtige Einteilung

Viele unterschätzen oftmals ihr Arbeitspensum und der damit verbundene Aufwand. Störfaktoren führen oft zu Stresssituationen. Die termingerechten Abgaben von Projekten oder Arbeiten können selten einfach mal so im Schnellverfahren erledigt werden.

Dann ist es umso wichtiger, dass ein solides Zeitmanagement eingeführt wird, das die anspruchsvollen Ziele und die damit verbundenen Prioritäten festlegt. Im täglichen Arbeitsablauf läuft man immer wieder Gefahr, wertvolle Energie für Aufgaben einzusetzen, die nicht zielführend sind und keine Aussicht auf Erfolgt haben.

Darum: Das Zeitmanagement lässt die eigene Energie in relevante Aufgaben einfliessen.

Die Hauptfehler einer falschen Planung sind:


Motivation, um zu beginnen

Für den Anfang steht die eigene Motivation. Sie stellt für viele eine Hürde dar, die fehlende Motivation. Es werden unzählige Ausreden gesucht, um die Aufgaben-Verteilung zu verzögern. Das hat zur Folge, dass bei dringenden Aufgaben die Zeit bereits knapp und die Stresssituation schon vorprogrammiert ist.

Zufällig mit «irgendwas» anfangen

Es soll endlich mal gestartet werden, mit etwas, mit einer Aufgabe, egal was für eine. Hauptsache loslegen, wahllos beginnen, kopflos und ziellos. Ein falsches Projekt, das zu einem ungünstigen Zeitpunkt begonnen wurde, heisst es wieder umplanen, umdenken und sich neu in die Aufgabenverteilung einbringen. Fazit: Viel Mehrarbeit. Daher ist es von Vorteil, nicht mit «irgendetwas» anzufangen, sondern geplant an die Sache herangehen.

Zu viele Aufgaben gleichzeitig

Es werden sich zu viele Projekte und Aufgaben gleichzeitig angelacht. Und dazwischen noch rasch mehr erledigen als ursprünglich geplant war: E-Mails lesen, WhatsApp Nachrichten von anderem Mitarbeitern anschauen, noch dies und das, und schon ist das Chaos im Gange. Allerlei wird getan, nur nicht das, was auch tatsächlich wichtig ist. Und schon ist es so weit, zu viel Zeit wurde für Unnötiges genutzt. Um sich nicht zu verzetteln, mit «dies, das und Ananas» ist es notwendig, die Zeitplanung ordentlich zu organisieren, mit Köpfchen arbeiten und planen.

Fehlende Pausen – Ermüdung – und Fehler passieren

Die Beendigung eines Projektes oder einer wichtigen Präsentation rückt immer näher, der finale Abgabetermin steht beinahe vor der Tür. Doch es steht noch etliches auf dem Programm, vieles ist noch unerledigt. Nun heisst die Devise: Bis ans Limit arbeiten, vielleicht auch bis tief in die Nacht hinein. Denn die schlecht genutzte Zeit muss wieder nachgeholt werden. Dabei bleiben die notwendigen Erholungsphasen und Pausen auf der Strecke. Dies führt, früher oder später, zu massiven Problemen und auch Fehlern. Darum sich die Auszeit mal gönnen von der Arbeit.

Pufferzeiten einplanen – weniger Störfaktoren

Während der Arbeit kann es immer mal zu einem Unterbruch kommen, sei es Telefonate, Gespräche mit dem Vorgesetzten oder irgendetwas. Darum ist es von Vorteil, dass eine gewisse Pufferzeit miteingeplant wird.

Das Alpen Prinzip – Hilfreich beim Zeitmanagement

Die Alpen Methode ist eine hilfreiche Stütze beim Zeitmanagement. Die Erstellung eines Tagesplanes für die Aufgabenverteilung sollte 5 bis 15 Minuten dauern. Notiert euch das Alpen Prinzip wie folgt auf:

A: Aufgaben
L: Länge
P: Puffer
E: Entscheidungen
N: Nachkontrolle

Wie wird die Alpen Methode eingesetzt?

Sicherlich werden nun einige laut kundtun, dass euch bewusst ist, was ansteht und erledigt werden muss. Klar wisst ihr das. Doch seien wir ehrlich, die ultimativen Zeitfresser sind oftmals die kleineren Aufgaben. Dann kann es durchaus passieren, dass am Ende des Tages die ärgerliche Frage im Raum steht: «Was habe ich heute eigentlich alles gemacht, und was davon war wirklich dringend?» Dann stellt ihr fest, nicht alles wurde wie geplant vorgenommen, und ihr stellt die nächste Frage: «Wo ist die Zeit geblieben?»

Darum ist ein Zeitmanagement so wichtig:

Aufgaben: Alle wichtigen Aufgabenziele notieren. Ob es eine Präsentation, Meeting, Mitarbeitergespräch, bis hin zu E-Mails beantworten ist. Sind die Notizen gemacht, ist der nächste Punkt, der ansteht, die realistische Einschätzung der Zeit, die man dafür braucht.

Länge: Plant nicht zu straffe Zeitlimits, dann habt ihr plötzlich keine Pufferzeit mehr. Die Pufferzeit ist ein sehr wichtiger Faktor der Zeitplanung. Ohne Pufferzeit kann der Zeitplan durcheinandergeraten und nicht mehr eingehalten werden. Das heisst: Unproduktivität!

Puffer: Darum Pufferzeiten bei jeder Aufgabe miteinplanen, damit ihr nicht ins Hintertreffen gerät und euch die Zeit fehlt. Aber Achtung: Lasst nicht zu viele Unterbrechungen zu, denn dies lenkt von den aktuellen Aufgaben ab.

TIPP: Solltet ihr im Team an einem Projekt arbeiten ist es auch dort ratsam, die Pufferzeiten miteinzuplanen. Zum Beispiel Zeit für Feedbacks und Besprechungen. Realistisch einschätzen, wann alle pünktlich die Aufgaben abliefern können. Die Tagespläne der Teamkollegen beachten. Auch Verzögerungen können auftreten, oder Anpassungen und Feinschliffe an den Projekten müssen miteinfliessen. So kann ein Tagesplan erstellt und die Aufgaben erfolgreich abgeschlossen werden.

Solltet ihr keine Pufferzeiten benötigen, weil es für euch normal ist, stets hochkonzentriert zu arbeiten und nie Fehler zu machen, dann gönnt euch doch mal eine Kaffeepause. Das frischt auf, macht wieder munter und gibt neue Energie.

Übrigens: Im Sinne des ALPEN-Methode, Erfinder Prof. Dr. Seiwert, er empfiehlt, dass 60% der tatsächlichen Arbeitszeit zugeteilt, und 40% für unvorhergesehene Dinge und Störfaktoren in den Tagesplan einfliessen sollte.

Entscheidungen: Was Entscheidungen anbetrifft bedeutet hinsichtlich der Alpen-Methode, dass ihr nicht mehr Aufgaben im Tagesplan, also auf der To-do-Liste habt, als das tatsächlich am Arbeitstag erledigt werden können. Die Aufgaben müssen sortiert und nach Prioritäten geordnet sein, dabei können weitere Methoden hinzugefügt und eingesetzt werden, so wie etwa die Eisenhower- oder die ABC- Methode. Sie sind sehr hilfreich bei der Umsetzung der Prioritäten bei der Aufgabenverteilung im Zeitmanagement. Manch eine Aufgabe kann locker auch von anderen übertragen, auf den nächsten Tag oder im Laufe der Woche eingeplant und abgeschlossen werden.

Nachkontrolle: Die Nachkontrolle sollte nicht nur am Schluss durchgeführt werden, sie kann auch während einer Arbeit, sprich bei einer Aufgabe stattfinden. Kurz vor dem Feierabend wird es Zeit, der definitiven Kontrolle des Tagesplanes nachzugehen. Wurde alles erreicht? Wo muss noch eine Nachbesserung stattfinden? Hat es noch Unerledigtes, das noch gemacht werden muss? Notiert euch am besten alles in den Tagesplan für die kommenden Tage. Die Nachkontrolle dient nicht nur zur Überprüfung, sondern ob der Plan auch wirklich so funktioniert, so wie er geplant war. Die Kontrolle dient auch der Optimierung und Einschätzung der Realisierbarkeit. Ist es nicht passend, so nehmt euch nochmals den Tagesplan zur eventuellen Überarbeitung und Optimierung vor.

Zu viel Zeit? Davon kann man eigentlich nie genug haben! Freut euch, wenn ihr mal zu viel Zeit zur Verfügung habt, und macht mal eine Pause mehr. Abschalten, die Beine hochlegen und die Seele baumeln lassen. Die Welt dreht sich nämlich nicht nur um die Arbeit.

Autor: Raphael

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