E-Mail Regeln für eine bessere Kommunikation – So kommt die email richtig an

Im Geschäftsalltag sind die E-Mails die am häufigsten verwendeten, elektronischen Kommunikationsmittel. Täglich werden schätzungsweise mehr als 320 Milliarden Nachrichten über dem klassischen digitalen Kommunikationsmittel, der «E-Mail» verschickt, eine unglaubliche Masse an email Botschaften, die übers Förderband nur so dahin rasseln. Darum ist es umso wichtiger, dass die Mailschreibung und Zustellung der Mails an Geschäftspartner, Lieferanten oder an den Chef oder Arbeitnehmer professionell verfasst sind.

Immer wieder gibt es Mails, die beim Empfänger erscheinen, die kein aussagekräftiger Betreff enthalten, und dieser konsequent aussenvor gelassen wird. Ein klarer Betreff gehört einfach zu einer E-Mail, damit der Empfänger weiss, um was es sich bei dieser Nachricht sich handelt. Besonders für neue Kontakte, die der Absender noch nicht lange kennt, ist dies ein wichtiger Punkt bei der E-Mail.

Ein weiterer grosser Fauxpas bei der Kommunikation über E-Mail ist, bereits beim Tippen der ersten wichtigen Zeile, der «Anrede» der Person, mit Tippfehler zu übersäen. Geschieht dies, ist das ein deutliches Zeichen von Unprofessionalität. Ganz zu schweigen von Rechtschreibung und Zeichensetzung. Auch die Grussform darf nicht aus den Augen gelassen werden. Denn jede E-Mail, die versendet wird, repräsentiert das Firmenimage und den jeweiligen Mitarbeiter. Daher sollten alle Mails fehlerfrei verfasst sein und nachträglich nochmals überprüft werden, bevor der Absender den Button «senden» drückt.

Bei der Masse an Nachrichten, die im täglichen Arbeitswahn versendet werden, ist es nicht verwunderlich, dass manchmal der «E-Mail Knigge» schlichtweg vernachlässigt wird.

Dazu kommt, dass in der heutigen, digitalen Welt die Nachrichten mehr und mehr über Smartphones verschickt und empfangen werden. Das Vertrauen in die Autokorrektur fördert Tippfehler bei der Verfassung von emails die vor allem über Smartphones getippt werden. Darunter leidet die Grammatik, keine grosse Beachtung mehr geschenkt wird.

Oft werden in E-Mails, Komma, Punkt oder Wörter-Abkürzungen verwendet, um so Zeit einzusparen. So hat der Empfänger den Eindruck, dass sich der Verfasser dieser Nachricht sich keine besondere Mühe geben wollte. Darüber hinaus erschwert es das Lesen, denn nicht jeder versteht die Wörter- Abkürzungen.

Folgenden Email Kürzel sollten nicht verwendet werden.

Es ist praktisch und nützlich, diese Kürzel in den E-Mails zu verwenden, aber es ist nicht zu empfehlen. Bei internen Nachrichten mag es sinnvoll sein, aber nicht bei Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden.

  • BG = Beste Grüsse / Bis gleich
  • LG = Liebe Grüsse
  • VG = Viele Grüsse
  • MFG = mit freundlichen Grüssen
  • FYI = for your Information
  • BTW = by the way
  • EOM = end of message

Besser ist es für die Nachrichten nicht Abkürzungen zu verwenden. Es mag gut sein für diejenigen, die täglich im selben Büro arbeiten, aber sicher nicht für geschäftliche E-Mails, die extern versendet werden. Das zeugt von klarer Unprofessionalität und das Vertrauen in das Unternehmen schwindet zunehmend. Daher verzichtet auf die Mail Kürzel.

Die 9 wertvollsten E-Mail Regeln – Mail schreiben leicht gemacht

Tipp 1: Die CC-Funktion

Für wen ist die Kopie einer E-Mail gedacht? Benötigt ein anderer Empfänger auch eine zusätzliche Kopie mit den Informationen? Überlegt gut, ob es wirklich notwendig ist, denn so hilft man dem Empfänger unnötigerweise mit unrelevanten Mails den Posteingang zu füllen. Selbst hat man auch nicht wirklich Interesse daran, mit sogenannten «Junks-Mail» überhäuft zu werden.

Tipp 2: Klare Betreffzeilen

Zu jeder E-Mail gehört ein klarer und aussägekräftiger Betreff. Es ist insbesondere relevant, dass die Betreffzeile gut formuliert, so liest der Empfänger die Nachricht auch wirklich, statt die «Keine- Betreffzeile-Mail» ungelesen im Postfach oder in dem Spamordner landet, oder gar in den Papierkorb verschoben wird, weil der Empfänger den Eindruck hat, dass dies einfach nur eine Junk-Mail ist. Je informativer und gut formulierter die Betreff-Zeile ist, desto besser ist es für den Absender. Denn erst dann wird die Mail auch wahrgenommen, wenn die Betreff-Zeile genug Aussagekraft hat.

Tipp 3: Korrekte Anrede und Schlussteil

Eine der wichtigsten Regeln beim Schreiben einer E-Mail ist, eine korrekte Ansprache und höfliche Grussform des Empfängers. Was ist, wenn der Name nicht erkennbar ist, ob es sich bei der angesprochenen Person um eine Frau oder um einen Mann handelt? In der heutigen Zeit gibt es viele Möglichkeiten dies herauszufinden, hier hilft Social-Media Abhilfe. Aber auch auf der direkten Webseite des Unternehmens kann die Person mit Sicherheit ausfindig gemacht werden. Doch das verursacht Aufwand und kostet Zeit. Achtet auch auf den Schlussteil, der Abschiedsgruss ist genauso ein relevanter Bestandteil der E-Mail selbst.

Tipp 4: Kurz und prägnant schreiben

Bei E-Mailschreiben gilt der Grundsatz: Kurz und simpel verfassen. Niemand mag es, wenn die E-Mail mit einem ellenlangen Inhalt verfasst ist, der eines Romanes gleicht. Der Inhalt einer E-Mail ist der Kern der Botschaft, und dieser muss kurz und prägnant geschrieben sein, der auch auf den Punkt kommt. Schreibt nicht unnötig lange Sätze und Texte. Ist es doch nicht möglich, die Nachricht kurz zu fassen, kontaktiert den Empfänger telefonisch, oder vereinbart ein direktes Treffen mit der Person. Handelt es sich um Meetings, dann hebt die Termine mit Fettschrift im Text hervor.

Tipp 5: Keine Emoticons nutzen

In geschäftlichen E-Mails ist es absolut unangebracht, Smiley and Co einzusetzen. Das wirkt sehr unprofessionell und verspielt. Der Inhalt der E-Mail soll aussagekräftig sein und genau das widerspiegeln, was der Texter mit der Botschaft meint.

Tipp 6: Abkürzungen sind unangebracht

Wie bereits vorab erwähnt ist es nicht ratsam, die Benutzung von Abkürzungen wie etwa «FYI» und interne Bezeichnungen, die nur das Unternehmen selbst versteht, im Zusammenhang einer E-Mail anzuwenden. Es ist nicht sicher, ob der Empfänger die Botschaft, die hinter dem Kürzel steckt, entschlüsseln kann. Absolutes No-Go sind auch Grussformen wie «MFG» und «VG» als Verabschiedung in der Mail. Wie gesagt, wird mit den Kürzeln eine zweite Botschaft signalisiert, nämlich die: Ich habe für dich keine Zeit und Lust, um es in Worten auszudrücken.

Tipp 7: Nochmals durchlesen, bevor die Nachricht verschickt wird

Nehmt euch die Zeit, wichtige Inhalte nochmals genaustens unter die Lupe zu nehmen. Oftmals können diese nämlich total falsch rüberkommen, oder der Text strotzt nur so von Tippfehler und Grammatikfehlern. Es wäre fatal, wenn dadurch ein sehr wichtiger Geschäftskunde abspringt und der Grossauftrag verloren geht. Je besser der Inhalt formuliert ist, umso besser ist es für den Absender der Nachricht. Am Schluss nochmals den Text durchlesen und nötigenfalls korrigieren, bevor gesendet wird.

Tipp 8: Verzichtet auf grosse Dokumente im Anhang

Dateianhänge, die zu gross sind, werden für den Empfänger zu einem Problem. Je grösser eine Datei ist, desto riskanter ist es, dass die gesendeten Dokumente gar nicht beim Empfänger ankommen, oder das Postfach wird völlig überfüllt. Verzichtet daher auf diese Anhänge. Besser ist es, Tools wie Dropbox, die als Link eingeführt werden können, zu nutzen. Das spart Zeit und Nerven für den Absender wie den Empfänger, und führt zu einer besseren Zusammenarbeit.

Tipp 9: Empfänger zum Schluss auswählen

Die E-Mail-Adresse des Empfängers sollte zum Schluss ausgewählt werden, so wird verhindert, dass die noch nicht fertige Nachricht versehentlich an den Empfänger versendet wird. Überprüft sorgfältig, an wen die E-Mail verschickt werden soll. Bevor eine Flut an Junk CC Mails verschickt wird ist es äusserst wichtig, die betreffenden Personen im «CC» zu nennen, die wirklich mit der Thematik der Mail vertraut sind und darüber informiert werden dürfen. Nicht relevante Empfänger sollten aus der Empfängerliste entfernt werden.

Autor: Raphael

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